Firmafon Kundeservice

Hvordan optager jeg opkald med Firmafon?

Sidst opdateret: Apr 14, 2016 9:39:09 AM

Nu giver Firmafon dig endnu et godt redskab til bedre kundeservice: Optag Kald.
Optag kald er en funktion under Omstilling Plus, hvor du kan optage indgående opkald til din virksomheds hovednummer.

Fordele
I en virksomhed, hvor I har fokus på telefonisk kundeservice, kan "optag kald" give jer mange fordele:

1. Få klarhed om de aftaler, der er indgået med kunderne

2. Træn medarbejdere i kundeservice ved at tage udgangspunkt i konkrete samtaler. Bedre trænede medarbejdere giver større kundetilfredshed (og en bedre arbejdsdag for dine medarbejdere). Se her hvilke fordele træning med medlyt kan give.

3. Se nemt, hvad der gik galt i en samtale, hvor kunden gav en sur smiley (hvis du har slået denne funktion til). 

Du finder optagede opkald to steder:
Hvis du går ind i en kontakt (enten fra oversigt, opkald eller kundetilfredshed) og vælger "kundetilfredshed" i historikken, så kan du nemt aflytte det opkald, der er knyttet til smiley'en. Dette gør du ved at trykke på det lille Play-ikon ud fra medarbejderens navn.

Optagopkald_1-1.png

Du kan også aflytte optagelsen, hvis du går ind i et specifikt opkald. Du kan se selve optagelse over dine integrationer. Det er en forudsætning at opkaldet er til et hovednummer, der har fået aktiveret "optag kald" – ellers vil der ikke være en optagelse at aflytte.

Optagopkald_2.png


Sådan aktiverer du "Optag kald"

Du slår funktionen til under indgående opkald i kontrolpanelet.
Øverst vælger du hvilket hovednummer, du laver indstillingerne til. Derefter går du til punkt 7 og tjekker af i boksen "optag indgående opkald". Så vil du fremdadrettet optage opkald til det valgte hovednummer.

Aktivering_af_Optag_kald.png


Vigtig juridisk viden!
Du er juridisk forpligtet til at informere om, at du optager opkaldet. Alle parter, der deltager i samtalen, skal være informeret om det – både medarbejdere og de personer der ringer ind. 

Der er tilfælde, hvor det er lovligt at optage samtalen uden at informere. Men da der er mange gråzoner og da det er kompleks jura, så vil vi anbefale, at man altid informerer.

Hvordan informerer jeg korrekt om det?
Internt: Medarbejdere, der skal besvare opkald fra kunder, skal informeres om det. Du kan f.eks skrive det ind i deres ansættelseskontrakt.
Eksternt: Du kan informere folk, der ringer ind, i jeres velkomsthilsen. F.eks: “Velkommen til Firma X. Bemærk at opkaldet optages til kvalitetssikring. Du stilles nu videre til en ledig medarbejder.” 

FAQ

Hvad kræver det?
Det kræver at medarbejderne, der besvarer opkald har Omstilling Plus og at funktionen er slået til.

Hvordan får jeg Omstilling Plus?
Omstilling Plus koster 199 kr./md. per bruger.
- Hvis du ikke er kunde, kan du prøve Omstilling Plus i 30 dage her.
- Hvis du er kunde og vil opgradere til Omstilling Plus, så kan du i kontrolpanelet aktivere Omstilling Plus under de enkelte medarbejdere. Du kan også som kunde teste Plus inden du køber. Dette gør du ved at aktivere en 30 dages prøveperiode i kontrolpanelet. 

Prveperiode_Plus

Hvilke medarbejdere har adgang til at lytte?
Alle medarbejdere, der er logget ind på deres Firmafon-konto, kan lytte til opkald. Det er ikke muligt at udelukke medarbejdere fra denne funktion.

Hvor finder jeg en samlet liste?
Der er ikke en liste udelukkende med optagede opkald. Men fordi du har slået optagelser til på et bestemt hovednummer, så kan du i opkaldslisten filtrere på det specifikke hovednummer. Så vil du kunne se alle opkald og dermed alle optagelser.

Hvilke opkald optages?
Det er kun indgående opkald via et hovednummer (hvor “optag opkald” er slået til), der bliver optaget af Firmafon. Og det gælder kun opkald, der besvares af en medarbejder med Omstilling Plus. 

Hvorfor kan jeg ikke optage kald til/fra min mobiltelefon?
I forhold til kvalitetssikring vurderer vi, at det er den vigtigste kilde, og det er også her, det er nemmest at sikre at begge parter er informerede.

Anden juridisk viden, du bør kende:

Hvordan opbevares data?
Data opbevares I vores partners data center i EU (Amazon AWS)

Hvem kan tilgå data - og hvordan?
Alle medarbejdere på virksomhedens Firmafonkonto kan tilgå optagelserne via Firmafonkontoen.

Hvor lang tid gemmes data?
Optagelserne gemmes i 12 måneder. Ønsker man at bevare opkald længere, så kan man downloade dem (inden de 12 måneder er gået). Vær dog opmærksom på at overholde Persondataloven.




 

 

Fik du svar på dit spørgsmål?

 

Kontakt os

71 99 99 99