5 tweaks til at brænde igennem på speak!

af Helle Marie Vad Jespersen | 28-05-18 12:42

 saadan-braender-du-igennem-paa-speak

Hvordan lyder din virksomhed, når kunderne ringer? En god start er vigtig. Særligt den start, der giver kunderne et indtryk af dig og den virksomhed, de ringer ind til. Forskellige speaks løser forskellige opgaver, men har alle det tilfælles, at de får din virksomheds facade til at fremstå professionel. 

Det kan være svært at vide, hvilke informationer kunderne skal have, når de ringer til din virksomhed. Vi har her samlet vores bedste tricks, som en hjælp til dig der vil give dine kunder et professionelt indtryk, når de kontakter jer.

I hele juni får du 50 % på professionelle speaks hos Firmafon. Så nu har du muligheden for at lære, hvordan en god speak lyder, hvilke informationer du skal huske at sige, og hvad du godt kan undvære inden du bestiller din indtaling.

tip-til-din-velkomsthilsenVelkomsthilsen 
Din virksomheds velkomsthilsen på hovednummeret skal være kort og præcis, så kunden føler sig taget godt imod og ved, at han eller hun har ringet til det rigtige sted. Det kan være noget så simpelt som "Velkommen til Firmafon, vent venligst", hvorefter der kommer ventetone eller ventemusik. 

Tip: Hvis du har brug for en telefonmenu som en del af velkomsthilsenen, så vær præcis i præsentationen af de forskellige afdelinger "Tast 1 for salg, tast 2 for kundeservice og tast 3 for spedition". 

Hvad skal du sige, når du tager telefonen?
Hold det kort, når du tager telefonen. Sig f.eks "Velkommen til Firmafon, du taler med Rikke" eller "Firmafon, det er Rikke", hvis du ønsker en mere uformel tone. Efternavn, navn på afdelingen eller lange udredninger om din virksomhed forvirrer mere end det gavner.  

Tip: Læs også hvor mange I skal være for at tage telefonen indenfor 20 sekunder og derved undgå at kunder og potentielle kunder bliver mødt af en telefonsvarer eller lægger på.

tip-til-din-personlige-telefonsvarerbeskedPersonlig telefonsvarerbesked
Hvis du ikke kan nå at tage telefonen, så skal din telefonsvarerbesked afspejle dine handlinger. Hvis du allerede ved, at du ikke jævnligt tjekker din telefonsvarer, så er der ikke meget mening i at sige "Læg en besked, så vender jeg tilbage senere". På samme måde giver det også mere mening at opfordre kunden til at sende en mail, hvis du ved, du faktisk tjekker den og bruger kanalen til support. 

Der her fungerer: 
"Du har ringet til Rikke. Jeg kan ikke tage telefonen lige nu, så jeg må bede dig om at ringe tilbage senere" eller "Du har ringet til Rikke. Jeg er ikke ved telefonen. Giv mig et kald senere eller send mig en SMS, så ringer jeg tilbage". 

Tip: Der er en tendens til, at folk ikke hører en telefonsvarerbesked til ende. Sørg for at sig det vigtigste først og brug så få ord som muligt. 

tip-til-naar-kunden-ringer-uden-for-aabningstiderneKunden ringer udenfor åbningstiderne
Når kunderne ringer til jeres virksomhed, er det for at tale med jer. Kan I ikke tage telefonen, vil de gerne vide, hvornår I kan. Så start med at fortælle, hvornår I har åbent. Hvis kunden var interesseret i at kende jeres mailadresser, var de sandsynligvis gået ind på nettet i stedet for at ringe til jer direkte.

Desuden hører de færreste, når en mailadresse bliver remset op i telefonen. Det er ikke alle, der sidder klar med pen og papir til at notere den. Hvis I absolut ikke kan undvære den ekstra kontaktinformation, foreslår vi, du venter med den til sidst. 

"Du har ringet til Firmafon. Vi har lukket. Vores åbningstider er mandag til fredag fra klokken 8-17." eller "Du har ringet til Firmafon uden for vores åbningstider, som er mandag til fredag fra klokken 8-17. Du kan lægge en besked, så ringer vi dig op, så snart vi kan".

Tip: Tænk i de informationer, I selv gerne ville have, hvis I ringede forgæves til en virksomhed. Og husk at tilpas jeres åbningstider og speak til helligdage, ferielukning eller sygdom.  

tip-til-den-bedste-indtalingSådan laver du den bedste indtaling
Uanset hvilken besked du gerne vil give dine kunder, skal du tage dine forholdsregler, hvad angår indtaling. Vi har skrevet nogle punkter ned, der er værd at tage med, når du skal brænde igennem med din indtaling. 

  • Tal klart, tydeligt og naturligt. Udtal dine r'er og t'er, men på en naturlig måde, så det ikke lyder som om, du læser op.
  • Undgå at puste ind i mikrofonen. Afhængigt af om du bruger en decideret mikrofon, din telefon eller den indbyggede mikrofon i dit headset, så er det en god ide, at stå en smule skråt for i stedet for lige foran udstyret. På den måde kan du undgår du pusten og at forvrænge lyden. 
  • Stå op. Det kan høres på stemmen, hvis du sidder for afslappet i stolen eller ligger på langs i sofaen. 
  • Smil imens du taler, det kan høres. Når du smiler giver du hele speaken et løft og energien skinner i gennem på stemmen.
  • Vær kritisk over for din speak. Når du læser din speak højt, vil du hurtigt opdage, hvornår der er for meget tekst. Hvad der fungerer på skrift kan være for stor en mundfuld i en speak. 
  • Vær tro mod din egen stemme. Ikke alle stemmer er velegnet til speak. Har du en mørk røst eller lyder du for skinger, så hør kollegaen om ikke han/hun vil speake i stedet. 
  • Sid alene og i et rum, hvor baggrundslydende er dæmpede. Samtidig skal der heller ikke være helt tomt, da ekkoet kan virke voldsomt i speaken.  
  • Få kollegaens bedømmelse. Hvis du er ny i indtaling, kan du få meget glæde af at spørge din kollega, hvordan din stemme lyder. Hvis resultatet ikke er blevet helt som forventet, kan du overveje, om I skal købe en professionel speak. Firmafon tilbyder professionel indtaling på dansk, svensk, norsk og engelsk.   
  • Tilpas din speak til din kundebase. Overvej om det tager sig bedst ud med en kvindelig eller mandlig speak og om der skal være en formel eller uformel tone. 

Hvad angår udstyr, så er der ingen grund til at investere i dyrt udstyr eller leje lydanlæg ude i byen. Har du en smartphone, løser mikrofonen i headsettet opgaven ganske fint. Det afgørende er, at du sidder et sted, hvor du ikke bliver forstyrret.
Hvis du holder dig til punkterne ovenfor, bliver din speak en professionel oplevelse for kunderne.  

Til at forbedre dine teknikker kan du med fordel bruge kundernes feedback, både gennem smileys eller Net Promotor score. Du kan også læse om, hvordan du forbedrer din stemmeføring, når du taler med kunderne.

bliv-klogere-med-blogs-videoer-fra-firmafon

Bedre relationer

Følg med

Kom indenfor hos Firmafon. Følg vores produkter, udvikling og nyheder direkte i din inbox.

Tilmeld nyheder
 

Kontakt os

71 99 99 99