Sådan får du mest ud af din Firmafon-opsætning!

af Helle Marie Vad Jespersen | 05-04-16 11:00

Firmafon-opsætning

Som kunde hos Firmafon har du mange muligheder for at tilpasse vores produkt til din virksomhed. Men hvordan ved du, om din Firmafon-opsætning er den bedste for dig, og om du får nok ud af den opsætning, du har valgt? Kundeservice giver dig i denne blogposts fifs til at finde ud af, om du har valgt den rigtige opsætning.

Start med at afklare dit behov
Hvis du ikke kender din virksomheds behov for telefoni, er det vanskeligt at blive sikker på, om du har den opsætning, der matcher din forretning bedst. Det kan derfor være en god ide at starte helt fra bunden med at besvare spørgsmålet:

1. Hvad er dit behov for mobiltelefoni (Data, taletid, udenlandspakke, osv.)?
2. Hvad har du egentlig brug for i dit Firmafon-system (Omstilling-features)? 

Hav in mente, at dit valg af opsætningen ikke skal ændre dine behov, men understøtte dem. 
Det er svært at sige noget generelt om alle virksomheders behov, men det nemmeste at tage udgangspunkt i, når man skal designe opsætningen, er hvilken størrelse virksomhed I er:

hvilken-virksomhed-er-I-firmafon 
Som selvstænding handler telefonsystemet ofte om at bruge ressourcerne bedst muligt. Det handler om at finde en simpel opsætning, der gør at opkald kommer ud til de rigtige og som gør det  nemt at omstille og ikke mindst administrere. Udnyt at I kan skifte abonnement hver måned, så I ikke betaler mere end nødvendigt. Så kan du f.eks nøjes med en Mobil Plus-pakke, der har udlandspakke, i den måned, hvor du skal på sommerferie.

Som selvstænding handler dit valg af abonnement ofte om to ting: 1. at kunden kan få fat i dig inden for åbningstiderne og få løst sit problem hurtigt og 2. at du samtidig kan være fleksibel og have friheden til at tage opkaldet på en professionel måde, også når du er væk fra kontoret (med Firmafons smartphone apps). Det forudsætter bl.a. at din velkomst er professionel, så kunden bliver budt sikkert indenfor: 

  • Velkomsthilsen: Få en professionel facade med en velkomst, der byder kunden indenfor i din butik. Som selvstændig er det vigtigt at give et professionelt udtryk. En velkomsthilsen er en god start dertil. 
  • Åbningstider: Gør det tydeligt, hvornår du har åbnet, ferie eller fri ved at opsætte din virksomheds åbningstider. På den måde undgår du at kunden ringer forgæves, og du kan holde fri uden at holde øje med telefonen hele tiden. 

Som voksende iværksætter med fem eller flere medarbejdere, handler opsætningen i højere grad om at nedsætte travlhed for medarbejderne. Med flere kunder stilles der også højere krav til dit telefonsystem. Det betaler sig her at overveje, hvordan jeres indgående opkald hurtigst kan nå ud til den rette medarbejder.

  • Ringegruppe: Opret ringegrupper, så flere medarbejdere kan besvare telefonen. Når hovednummeret stiller videre til en ringegruppe, så ringer alle i gruppens telefoner samtidig og den, som først tager telefonen, får opkaldet. Hvis I, udover ringegruppen, også har en telefonkæde, kan I selv bestemme rækkefølgen medarbejderne skal modtage kaldende i. 
  • Smiley: Derudover ligger er der også en masse viden at hente i kundernes feedback, det kan I bruge smiley-funktionen til. Efter et opkald kan kunden give jeres samtale en god eller sur smiley og hermed give jer feedback til at forbedre jeres service.

Den veletablerede virksomhed modtager mange opkald. Og her er det ofte enkelte personer eller enkelte afdelinger, der modtager opkald. Her ligger behovet ikke kun i telefonsystemet, men også i at få data om kunderne, når de ringer. Jo større virksomheden er, jo større er behovet også for at styre opkaldene: Med Omstilling Plus får I adgang til: 

  • Statistikker og status i realtid: Her kan I med det samme se, hvis der bliver travlt ved telefonerne. Derudover kan I følge med i, hvor mange der er ledige i ringegruppen. 
  • Telefonkø:  Telefonkø egner sig bedst til en virksomhed, der har ressourcer til at få den til at forsvinde hurtigt. Med det mener vi, at hvis I ved, at jeres kald i snit tager 30 minutter og I kun er fire ved telefonen, så gør køen mere skade end gavn. Brug derfor køen til at få overblik over, hvem der skal afhjælpes først og ikke som en sovepude til at tage sig ekstra god tid mellem kaldende. 

Med Omstilling Plus følger en mulighed for at I kan udbygge jeres Omstillingssystem og skræddersy funktionerne, når behovet viser sig. F.eks ved at bruge det åbne API til at integrere med jeres egne systemer.  

Se Firmafons prisliste her

Vælg, hvordan du gerne vil bruge produktet
Snusfornuften og en stor bunke erfaringer har lært os, at jo bedre vores kunder er til at tilpasse Firmafonsystemet til deres virksomhed, des bedre oplevelse får de. 

Driver du for eksempel en lille forretning, lad os sige en køreskole, hvor halvdelen af dagen foregår på kontoret og den anden halvdel i bilen med eleverne, så giver ét hovednummer med Omstilling mening, fordi kørelæreren her har friheden og fleksibiliteten til at tage opkald alle steder. 

Obs! Vil du ikke forstyrres, når du er ude, så meld forstyr ikke, så kunden ikke ringer forgæves. Og vil du have tid sammen med familien om aftenen, så husk at melde åbningstider til, så du kan holde telefonfri udenfor arbejdstid.

Vælg dit kundeservice mind-set
I dit valg af opsætning kan det hjælpe at tænke kundeservice ind i, den løsning I vælger. Hvordan kan jeres telefonløsning sikre:

1. At kunden altid får et hurtigt svar. 
2. At kunden oplever en god kundeservice (også selvom I ikke kan tage opkaldet lige nu. Det gælder alle de kanaler, som I kommunikerer på).

Tilpas jeres mandskab til antal opkald
Vores tommelfingerregel siger, at 80 % af alle opkald skal tages inden for 20 sekunder og 100 % indenfor det første minut (80/20-reglen). Hvis jeres opsætning skal afspejle den regel, hvordan skal den så se ud? Stil jer selv spørgsmålet, om I har den løsning, der giver mest mening i forhold til jeres opkaldhistorik - Er I nok medarbejdere til at løfte opgaven – eller skal der f.eks en ekstra medarbejder til at hjælpe i spidsbelastningsperioder eller når I vokser?

Beregn her, hvor mange I skal være for at tage telefonen hurtigt.

Hold det I lover
Når I har tilpasset jeres mandskab, handler den sidste pointe om at holde det, I lover. Det nytter ikke spor at fortælle kunden, at I er ved telefonen fra 07.30-18.00, hvis det reelt ikke passer eller, hvis I har for travlt til at tage telefonen. Hvis kunden skal have tillid til jeres virksomhed, og de åbningstider I angiver, så skal I også handle indenfor tidsrummet.

Få hjælp til at ændre jeres åbningstider her

Langt hen af vejen handler telefonopsætningen om at imødekomme udfordringer og snævre flaskehalse, der kan afskrække nye kunder og få eksisterende til at rynke på næsen. Det betyder ikke, at I nu skal overkompensere og købe produkter, der langt overstiger jeres behov. Nærmere at matchet mellem jeres telefonopsætning og virksomhedens størrelse skal give mening. 

Har I brug for en særlig opsætning eller er I i tvivl om den I har, er den rigtige? Kontakt Firmafons kundeservice på 71 99 99 99 eller kundeservice@firmafon.dk. Vores opgave er at gøre jeres opsætning så ligetil, at I kan bruge jeres tid på at hjælpe jeres kunder. 


New Call-to-action

Produktnyheder

Følg med

Kom indenfor hos Firmafon. Følg vores produkter, udvikling og nyheder direkte i din inbox.

Tilmeld nyheder
 

Kontakt os

71 99 99 99