Firmafon

Firmafon lancerer ny feature til Omstilling Plus: Telefonkø

Written by Sidsel Forchhammer | 19-08-15 13:21



Tilføjelse: Nu er der også en "ring mig op"-funktion med telefonkø. Læs mere her

Som en del af Omstilling Plus lancerer vi nu “telefonkø”.

Telefonkø gør det muligt for virksomheder at tage mange indgående kald med få medarbejdere. Når kunderne ringer ind, så får de en besked om deres placering i køen, hvis de venter i mere end 59 sekunder. Placeringen bliver oplyst en gang i minuttet.

Fordelen ved telefonkø er, at kunderne får en idé om, hvorvidt ventetiden bliver kort eller lang. Det giver en lidt større tålmodighed hos kunderne, frem for at de kun mødes af musik eller ventetone i den lange ventetid.

Ligesom i en telefonkæde kan du sætte din kø op til at ringe til ringegrupper eller medarbejdere i prioriteret rækkefølge. Men en telefonkø vil også inkludere de foregående led, hvis opkaldet ikke bliver besvaret i første omgang.

Så den vil ringe ud til flere medarbejdere. For eksempel:
1. led: Kundeservice (først vil den først ringe ud til medlemmerne af ringegruppen “kundeservice”)
2. led: Salg (derefter vil den ringe ud til kundeservice + salg)
3. led: Ledelse (og til sidst vil den ringe ud til kundeservice + salg + ledelse)

Når du sætter telefonkø op, så kan du desuden vælge mellem forskellige ringemønstre:

  1. Enten kan den ringe til alle medarbejdere samtidigt.

  2. Eller den kan fordele opkald ligeligt mellem medarbejdere ved at ringe til dem en ad gangen. Her sendes opkaldet til den medarbejder, som har gået længst tid uden at modtage opkald. Hvis opkaldet ikke besvares, så sendes det videre til næste medarbejder efter 30 sekunder.

I en telefonkø vil opkaldet blive ved med at ringe ud til medarbejderne, indtil det bliver besvaret eller kunden lægger på.

Hvad er fordelen ved at have en Telefonkø?
Kunden får en bedre ventetid ved, at de bliver oplyst om deres placering i køen. Desuden bliver opkaldene behandlet i rækkefølge. Det giver en mere fair behandling af kunden i virksomheder med mange kald.

Hvis man vælger “en ad gangen”, så er der også den fordel, at man opnår en mere jævn fordeling af arbejde mellem de medarbejdere, der besvarer opkald.

Det kan være relevant for din virksomhed at bruge telefonkø, hvis I har en stor opkaldsvolumen hver dag (som f.eks. billetkontorer) eller i perioder (f.eks. under produktlanceringer). Men også virksomheder som er begrænset til én person på telefonen (f.eks. lægeklinikker) kan have fordel i at bruge telefonkø, da venteoplevelsen forbedres for kunden.

Hvad er ulempen ved at have en Telefonkø?
Det er aldrig fedt at stå i kø. Så hos Firmafon vil vi altid anbefale at førsteprioriteten bliver at have nok medarbejdere til at tage telefonen, så der slet ikke er ventetid for kunden. Enten ved at ansætte nok kundeservicemedarbejdere eller ved at gøre flere medarbejdere i virksomheden i stand til at tage telefonen.

Hvis man sørger for det, så bruger man telefonkøens gode features (f.eks at kunder bliver behandlet i rækkefølge og at den ringer ud til flere led) i stedet for at det bliver en sovepude, hvor man tænker, at kunderne godt kan vente lidt længere, fordi de bliver “behandlet”.

Hvad kræver det for at få telefonkø?
Kø er en del af Omstilling Plus. Alle medarbejdere, der skal deltage i en telefonkø, skal have Omstilling Plus. Det koster 199 kr./md. per bruger.

Hvis du ikke er kunde, kan du prøve Omstilling Plus i 30 dage herDu kan også som kunde teste Plus inden du køber. Dette gør du ved at aktivere en prøveperiode øverst i kontrolpanelet.

Hvis du er kunde og vil opgradere til Omstilling Plus, så kan du i kontrolpanelet aktivere Omstilling Plus under de medarbejdere, der skal kunne besvare opkald i køen. 

Du aktiverer telefonkøen i kontrolpanelet under “indgående opkald” og “åbningstider” (hvis der skal være telefonkø udenfor åbningstid). Få en guide til hvordan du aktiverer telefonkø og læs FAQ om telefonkø her  

Hvis du har spørgsmål, så er du velkommen til at ringe på 71 99 99 99 eller skrive til os på kundeservice@firmafon.dk