Brug Firmafons statistik og bliv klar til travlhed ved telefonen

af Helle Marie Vad Jespersen | 06-07-16 10:00


brug-firmafons-statistik

Ved du, hvornår telefonen skal mandsopdækkes? Eller hvorfor opkaldene nogle dage er kortere end andre dage? Firmafons statistik-feature (også kaldet CSV-udtræk) er et nyttigt værktøj til at samle al den data, du har fra dine opkald og dine kunder.

I denne blogpost kan du blive klogere på hvad statistik kan hjælpe dig med, hvis du har Omstilling hos Firmafon. 

Ved du allerede, hvad statistikken kan? Kom videre til guiden over, hvor du finder udtrækket af din opkaldsliste

Vi starter med en oversigt over alle de spørgsmål CSV-udtrækket kan give dig svar på: 

Skrmbillede_2016-07-05_kl._12.54.48.png

Lad data afsløre, hvornår dine kunder typisk ringer
Måske er den største fordel ved at hente din opkaldsstatistik, at du hurtigt kan få et overblik over, hvornår dine kunder typisk ringer. Hvis din kaldshistorik viser en fordobling af opkald de første tre dage i måneden og samtalerne i snit varer længere, er der grund til at bide mærke i udviklingen. 

Note! Du kan lave et CSV-udtræk på op til 30 dage. Det gælder både den sidste kalendermåned og en tilfældig måned, som du har valgt. 

Find ud af, hvor mange, der skal sidde ved telefonen og undgå flaskehalse
Med overblikket statistikken giver dig, kan du bedre justere antal medarbejdere efter, hvornår køen ved telefonen er længst. På den måde undgå du unødvendige flaskehalse, men også at der ikke sidder for mange ved telefonen uden grund.

Kø ved telefonen kan for eksempel afhjælpes ved at sætte to mand mere i kundeservice i peak-perioder. Det kan være to medarbejdere, der er trænet i at svare på de 20 mest stillede spørgsmål. 

Med ekstra hjælp ved telefonen formindskes kundens ventetid og det giver i sidste ende en bedre oplevelse. En anden måde at undgå, at de samme medarbejdere bombarderes med opkald, som de ikke kan nå at tage indenfor en acceptabel tidsramme, er ved at oprette en backup-ringegruppe. I ringegruppen kan du tilføje personer og afdelinger, så opkaldende automatisk overgår til de, der har tid, hvis køen bliver for lang.

I Firmafon har vi både i marketing og salg sat op i en backup-ringegruppe. Vi følger udviklingen af kaldene på Wall-boardet, hvor hele kontoret med en live-statistik følger med i opkaldsstatus og service. På den måde, kan vi alle se, hvornår der er brug for en fælles indsats, og hvem, der er optagede på telefonen.

Skrmbillede_2016-07-05_kl._11.15.37.png
Læs mere om, hvad det kræves for at få wallboard installeret her.

Pointen med kaldshistorikken, hvad enten den ses live på wallboarded eller gennem et udtræk, er, at du hurtigt kan tegne nogle mønstre, der fortæller, om du har det rette antal medarbejdere siddende på de rigtige tidspunkter.

Vi anbefaler som hovedregel, at 80 % af jeres opkald bliver besvaret inden for 20 sekunder og de sidste 20 % inden for det første minut (den berømte 80/20-regel). 

Læs videre og beregn, hvor meget et mistet opkald koser for din virksomhed.

Øverst til højre kan du finde Følg med boksen, og tilmelde dig Firmafons nyhedsbrev. Så går du aldrig glip af vigtige tips og tricks til at forstærke din kundeservice.

Bedre relationer

Følg med

Kom indenfor hos Firmafon. Følg vores produkter, udvikling og nyheder direkte i din inbox.

Tilmeld nyheder
 

Kontakt os

71 99 99 99